Se trata de una herramienta utilizada en el ámbito interno de las empresas para garantizar el cumplimiento legal y evitar infracciones que puedan ser perjudiciales para la organización o su cultura ética.

Esta herramienta se emplea de manera anónima por parte de los trabajadores de la empresa (o colaboradores) que alertan a través de diferentes medios y/o canales, de forma anónima, de las irregularidades visibles en la actividad empresarial.

La comunicación de dichos comportamientos ilícitos puede ser directamente a los directivos, o a un organismo/comité encargado de tramitar las denuncias ejecutadas y prever así, posibles fraudes o realizar las investigaciones internas pertinentes.

En esencia, su funcionamiento interno es sencillo, puesto que una vez creado e implementado, hecho el reglamento y establecido el protocolo del canal de denuncias, todo el proceso sigue una serie de pasos marcados.

El informante realiza una denuncia a través del canal habilitado para ello. Recibida esta, el Responsable o el gestor externo del canal la estudiará y determinará si debe ser o no tramitada, en función de si hay indicios o no de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

La organización tiene un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante. Si la denuncia se tramita, la organización dispondrá de un plazo máximo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Así mismo, las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

Puede hacer uso del canal de denuncias compliance cualquier persona que trabaje en el sector privado y que haya sido testigo de una irregularidad o infracción dentro de un contexto laboral o profesional, es decir, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros del órgano de administración, de la dirección o de supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

Además, también pueden ser informantes personas que hayan sido testigos de una infracción o irregularidad en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, como son, exempleados, becarios, voluntarios, trabajadores en prácticas, incluso personas cuya relación laboral aún no hubiese comenzado (es decir, candidatos a un puesto de trabajo).

Todo canal de denuncias debería cumplir unos requisitos concretos para cumplir su función reguladora de protección y denuncia interna, algunas son las siguientes:

Seguro y anónimo: El canal de denuncias debe ser una herramienta que vele por la seguridad del trabajador, la cual se consigue con el anonimato como un elemento fundamental relativo a la protección de quien denuncie cualquier irregularidad.
Accesible: Todos los trabajadores deben tener acceso al canal de denuncias para facilitar su correcta utilización y cumplir con su cometido. A su vez, todos ellos deben estar correctamente informados de su uso y finalidad.
Revisión periódica: El comité o personas encargadas de gestionar las denuncias, deben poder realizar revisiones periódicas para estar al día de posibles riesgos o irregularidades.
Supervisado: El canal de denuncias debería estar gestionado por un grupo de empleados o área de la empresa que vele por el cumplimiento de su cometido y supervise las denuncias recibidas.
Sencillo e intuitivo: Los empleados no pueden ver la herramienta como un elemento “entorpecedor” del trabajo, sino que su uso sea fácil, con poca formación y utilizable por todos.

Almacenar información para poder ser consultada en el tiempo: Es importante que el canal de denuncia cumpla con un servicio que permita almacenar las denuncias de forma digital para poder ser consultadas o utilizadas en diferentes ocasiones.

Según lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937, que entró en vigor el 17 de diciembre de 2021, “los estados tienen la obligación de poner en vigor las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas para dar cumplimiento a lo establecido en dicha ley” a las empresas con 50 o más trabajadores.

Como excepción, las empresas de entre 50 y 249 empleados contarán hasta el 17 de diciembre de 2023 para implantar el sistema de denuncias.